2/9/2021

DIGITALES ONBOARDING LEICHT GEMACHT!

Seit fast einem Jahr starten neue Mitarbeiter:innen im Homeoffice in einen neuen Job. Was für Herausforderungen das mit sich bringt und mit welchen Tipps der Start dennoch gelingen kann verrät euch unsere HR.

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Inside brandung

WIE WIR NEUE MITARBEITER:INNEN VON ZU HAUSE AUS SCHNELL INS TEAM INTEGRIEREN.

DIGITALES ONBOARDING: SO GELINGT ES

Remote Onboarding – ein Buzz-Word, welches aktuell alle Personalabteilungen in Deutschland, sogar weltweit bewegt und die etablierten Prozesse radikal verändert. In unserer agilen Arbeitsumgebung bei brandung hinterfragen wir unsere Prozesse und Strukturen regelmäßig und sind Change-Prozessen gegenüber positiv aufgeschlossen. Wir wissen, dass nicht alle festgelegten Abläufe für immer Gültigkeit haben und unumstößlich sind. Im Gegenteil, wir glauben, dass unsere etablierten Formate immer wieder überdacht werden müssen, um auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter:innen eingehen zu können. Das dies zum Teil eine Herausforderung ist, zeigt sich aktuell im Bereicht des digitalen Onboarding im Homeoffice.

 

Bereits im Pre-Onboarding punkten – Damit Mitarbeiter:innen sich willkommen fühlen

„Wie gestaltet sich meine Einarbeitung, wenn ich bei euch starte?“ Diese Frage hören unsere Kolleg:innen in der Personalabteilung bei brandung in jedem Bewerbungsgespräch. Früher zielte diese Bewerber:innen-Frage häufig darauf ab, ob das Onboarding strukturiert abläuft oder man einfach „ins kalte Wasser“ geworfen wird. In der momentanen Zeit hören wir dabei eher die Sorge über einen komplettem Remote-Start heraus. Viele Bewerber:innen haben Angst, im Homeoffice nicht im Team anzukommen, wenn sie ihre neuen Kolleg:innen erst einmal nur online und nicht vor Ort in der Agentur kennenlernen.

Für uns ist es deshalb wichtig, die neuen Mitarbeiter:innen bereits vor ihrem Start bei brandung zu betreuen und durch kontinuierlichen Kontakt im Pre-Boarding einen ersten guten Draht zwischen Agentur und Mitarbeiter:in herzustellen.

 

Wie läuft das Pre-Onboarding bei brandung ab?

  • Wir informieren: Telefonische Absprachen und organisatorische E-Mails (beispielsweise zu vorab benötigten Dokumenten) ersparen den Mitarbeiter:innen in den ersten Tagen organisatorischen Kleinkram und sie können sich voll und ganz auf ihre Einarbeitung konzentrieren. Apropos: Der Einarbeitungsplan wird neuen Kollge:innen bereits vor dem Start zugeschickt. Sie erhalten dadurch einen Gesamtüberblick über die ersten Wochen bei brandung und können sich auf die Themen und Inhalte einstellen. Das nimmt den Druck und schafft ein klares Bild, was konkret auf die Mitarbeiter:innen zukommt.
     
  • Wir bereiten die Infrastruktur vor: Hardware (Laptop, Tastatur und Maus) werden neuen Mitarbeiter:innen zugesendet. Gleiches gilt für Zugänge, sodass die Hardware bereits vorab getestet werden kann und der Start entspannt gelingt. Auch zu Standort-Meetings und Teamevents erhalten die Kolleg:innen im Vorfeld eine Einladung.
     
  • Wir stimmen das Team ein: Jede:r neue Mitarbeiter:in wird intern bereits vorab vorgestellt und darf einen Steckbrief einreichen. So können die neuen Kolleg:innen bereits etwas über die Person erfahren und es ergibt sich direkt ein Gesprächsthema für die erste gemeinsame (virtuelle) Kaffeepause.
     
  • Wir machen neugierig: Ein Welcome-Package sowie eine persönliche Willkommensbotschaft steigern die Vorfreude auf den neuen Job bei brandung und geben den Mitarbeiter:innen einen ersten Eindruck von unserer herzlichen Unternehmenskultur.

 

Wie sehr unterscheidet sich der bisheriger Onboarding-Prozess vom digitalen Onboarding?

Selbstverständlich sind profilierte Formate zum Kennenlernen, wie ein Team Lunch auch virtuell durchführbar. Es bedarf nur deutlich mehr Planung: Was früher vor Ort zwischen Tür und Angel besprochen wurde, muss nun geplant und in diverse Videocall-Termine aufgeteilt werden. Für jedes Meeting, jedes Thema, jedes Gespräch muss ein virtuelles Meeting vereinbart werden. Der entspannte Plausch an der Kaffeemaschine in der hippen Agenturumgebung entfällt gänzlich. Stattdessen reihen sich Video-Calls an Video-Calls.

Was komfortabel klingt, ist aber mit Vorsicht zu genießen: Mitarbeitende brauchen auch mal eine Screen-Pause. Das sollte ebenso eingehalten werden, wie Mittagspausen. Tipp: Auch Kaffeepausen für den oder die neue:n Kolleg:in sollte im Einarbeitungsplan Berücksichtigung finden.

 

Wie läuft das Onboarding bei brandung ab?

  • Wir geben einen Überblick: Alle Mitarbeiter:innen starten mit einer Einführungsveranstaltung zu allgemeinen Infos von der HR: Organisationsstruktur, Team, Kunden, Benefits, Weiterbildung, Karrieremöglichkeiten, Feedbackkultur, Mitarbeiterempfehlungsprogramm etc. stehen dabei auf dem Programm. Anschließend erhalten alle Neustarter:innen übergreifende virtuelle Schulungen. Selbstverständlich stehen Schulungsinhalte jeder Zeit auch als Video-Tutorial zum „Nachschlagen“ oder zur Auffrischung von Wissen zur Verfügung.
     
  • Wir sorgen für Struktur und Transparenz: Ein detaillierter Einarbeitungsplan gehört genauso zum Pflichtprogramm, wie das Bereitstellen von Links zu wichtigen Intranet-Seiten. Übersichtliche Informationen zu unserer internen Organisationsstruktur, klar definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten, Übersichten über Kunden und Projekte – all das sind wichtige Informationen für Kolleg:innen, die neu in ein Unternehmen kommen.
     
  • Wir nehmen uns Zeit: Alle neuen Mitarbeiter:innen werden zu Beginn durch die  jeweilige Teamleitung in einem separaten Video-Call ongeboardet. Die individuelle Vision des Teams und eine Übersicht der Projekte wird vermittelt und es wird Raum für Fragen und Kennenlernen gegeben. Zusätzlich lernen die Neustarter:innen über ein Remote Single-Speed-Dating ihre Kolleg:innen nochmal einzeln kennen. Unsere HR fragt außerdem regelmäßig das Befinden des Mitarbeitenden nach und gibt ggf. Hilfestellungen.
     
  • Wir verzaubern mit Teamspirit: Virtueller Team Lunch, ausreichende Zeit für Kaffeepausen, Mittagessen, Spaziergänge oder auch andere informelle Termine wie das virtuelle Feierabendbier: Neuankömmlinge werden auch zu diesen Terminen proaktiv eingeladen und bekommen so direkt persönlichen Zugang zum Team. Dieser Austausch innerhalb der Teams liegt uns besonders am Herzen und ist gerade in Homeoffice Zeiten wichtig für den Zusammenhalt und die die daraus resultierende gute Zusammenarbeit im Team.

 

Nach dem Onboarding: Mitarbeiter:innen langfristig binden

Was spürbar immer wichtiger wird, ist die Identifikation mit den Werten des Unternehmens, insbesondere in Zeiten von vermehrter Remote Arbeit. Ist die Arbeit austauschbar, ist es der Arbeitgeber ebenfalls. Dem setzen wir eine klare Haltung und einen sehr persönlichen Umgang mit unseren Mitarbeiter:innen entgegen. Die Mitarbeiter:innen wünschen sich zudem das Gefühl für das Unternehmen unersetzbar zu sein, einen Teil zur Wirtschaftlichkeit beizutragen und gebraucht zu werden. Das reine Abarbeiten von Aufgaben entfernt die Mitarbeitenden vom Arbeitgeber. Für uns ist es deshalb wichtig, Mitarbeiter:innen auch in Entscheidungen einzubeziehen und Ihnen Raum zur Entfaltung zu geben. Nur so können wir Mitarbeitende langfristig binden und auch über Distanzen hinweg für uns begeistern.

Um langfristig als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, sollte vermehrt visionär geführt werden. Wenn sich die Arbeitnehmer:innen mit wirklich gelebten Werten identifizieren, sind sie emotional stärker an das Unternehmen gebunden. Eine langfristige Zusammenarbeit wird dadurch wahrscheinlicher.

FRISCHE BRISE FÜR DEIN POSTFACH
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