2020-11-24

Challenging Remote Work

"Ja gut - ihr als Digitalagentur rockt Remote Work doch im Schlaf, oder nicht?" - Stimmt schon. Trotzdem hat uns der Lockdown auf Dauer gechallenged. Und jede Menge Learnings gebracht: Neue kollaborative Methoden, remote Kundenworkshops, remote Teamzusammenhalt - dass das alles tatsächlich so gut läuft, hat uns selbst überrascht. Hier teilen wir mit euch die für uns entscheidenden Punkte. Und ganz zum Schluss zwei Gratis Webinar Angebote, mit denen wir uns gemeinsam mit euch noch einmal intensiver mit dem Thema befassen können - falls ihr beim Lesen Lust auf eine Vertiefung bekommt...

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Challenging Remote Work:

Das war für uns entscheidend!

„Die Yogastudios schließen. Wir machen wieder auf!“ Heißt übersetzt: Es geht in den zweiten Lockdown – zurück ins Mobile Office also. Und damit zurück zu virtuellen Meetings, virtuellem Feierabendbier und zum virtuellen Yoga als gemeinsamen Start in den Tag. Jetzt sehen wir unsere Kolleg:innen nicht mehr auf einen Morgenschnack im Office, sondern auf eine Runde „Katze-Kuh“ beim remote Yoga – und sonst ist alles fine? Nicht ganz. Natürlich ist uns bewusst, dass es entsprechende Angebote braucht, wenn es komplett ins Mobile Office geht. Aber da reicht es noch lange nicht, ein paar nette virtuelle Sportkurse auf die Beine zu stellen. Das wäre zu einfach.

Genauso verhält es sich auch mit der reibungslosen Zusammenarbeit in Projekten und dem engen Austausch mit unseren Kunden. Remote Work erfordert ein verdammt hohes Maß an Kommunikation, an Sichtbarkeit und Transparenz – und wie wir später sehen werden – verdammt guter Vorbereitung. Auf interner Ebene hat uns u.a. die Einführung einer „virtuellen Kaffeeküche“ und wöchentliche Corona-Updates in Team-Meetings mit allen 170 Mitarbeiter:innen geholfen. Aber betrachten wir im Folgenden einmal unsere Erfahrungen und Empfehlungen zum Remote Projektalltag mit Kunden und Mitarbeiter:innen – und damit auch den Chancen, die wir hier sehen.

IN EINER SITUATION, DIE UNS KEINE WAHL LÄSST: VOM "NICE TO HAVE" ZUM "MUST HAVE" 

Jetzt mal ehrlich: Arbeitet ihr Digitalagenturen nicht eh alle schon vom Küchentisch, der Strandliege auf Bali oder dem Café im Lieblingsviertel? Was ist denn für euch überhaupt anders? Nun, sagen wir mal so: Der lange Zeitraum. Sicher, unsere Strukturen waren zu 95% darauf ausgelegt, flexibel und von überall zu arbeiten. Das gilt für unsere Entwickler, unsere UX & UI Designer und unsere Account & Project Manager. Und dennoch gab es da diese 5%, die vor-Ort Termine bedurften: Mitarbeiter und Kunden Onboardings, Anforderungs- und Kreativ-Workshops, Weiterbildungen, Parallele Arbeit von UX & UI an Erstellung von Prototypen etc. pp. Kurz und gut: Temporär konnten wir alle von überall arbeiten. Aber nicht auf Dauer. Zu gewissen Anlässen war es nicht nur wünschenswert, sondern notwendig, gemeinsam vor Ort zu sein. Wir wissen nicht 100%ig, was uns in Zukunft erwartet, aber wir müssen uns darauf einstellen, dass uns eine radikale Umstellung der Art und Weise bevorsteht, wie wir unsere tägliche Zusammenarbeit gestalten. Und dass wir vor-Ort Termine 1:1 remote abhalten müssen, ohne dass die Qualität und nicht zuletzt der Spaß und die Leidenschaft für die Sache leidet. Kann das klappen?

VOM KICK-OFF BIS ZUM GOLIVE REMOTE: HEY, DAS LÄUFT ÜBERRASCHEND GUT!

Klar hat es die Situation erfordert, hier und da vor-Ort-Termine oder -Workshops zu canceln. Aber eine komplette Projektphase ohne physisches Kennenlernen zu durchlaufen, war nie unser Wunsch. Und dann haben wir – ohne, dass wir es wollten – in 2020 gleich mehrere Projekte komplett remote umgesetzt – vom Kick-off bis zum GoLive. Natürlich haben wir hier eine Menge Arbeit und Umorientierung reingesteckt. Und uns im Nachhinein trotzdem gewundert: Das lief besser als erwartet. Die entscheidende Frage ist: Woran hat es gelegen?

KEINE JAPANISCHE KÜCHENKUNST, SONDERN EXTREM WERTVOLLE KOLLABO-TOOLS: MIRO & FIGMA

Starten wir einmal mit den Tools – und zwar dem, was zur Basisausrüstung gehören sollte und den zwei Programmen, die für uns den Unterschied machen. Zur Basisausrüstung gehört bei uns Microsoft Teams für projektbezogene Kommunikation, Organisation und Dokumentenaustausch sowie Jira und Confluence für das reibungslose, gewerkeübergreifende Projektmanagement. Also für die meisten Projekterfahrenen nichts Neues (und falls doch, sprecht uns gerne an – Teams bietet beispielsweise hilfreiche Features, mit denen Aufgaben erfasst und zugewiesen sowie Prozessstati verfolgt werden können). In unserer Entwicklung ist remote Zusammenarbeit dank der Prozesse und Programme eh schon komplett möglich. Und auch in Projektmanagement und Kreation haben wir unser Portfolio Anfang des Jahres um zwei absolut wertvolle Tools erweitert: Miro und Figma.

Figma: Agiler Kreativitätsworkflow as its best!

Nutzerzentrierte Konzepte, die mit Designs komponiert werden, die den vollen Nerv der Zielgruppe treffen: In unserem Kreationsworkflow sind UX und UI schon immer eng miteinander verzahnt. Uns war es daher auch immer ein Wunsch, entsprechende Tools einzusetzen, in denen beide Gewerke parallel arbeiten können – und somit den Entwicklungsprozess noch agiler gestalten zu können. Hier kommt Figma ins Spiel: In diesem Programm arbeiten UX & UI Designer gleichzeitig an einem Wireframe, das somit noch schneller Farbe annimmt. Auch Copywriter können ihre Texte unmittelbar einspeisen. Und Project Manager können an jeglicher Stelle kommentieren, wo das Design angepasst werden muss. Doch nicht nur in der Kreation kam für uns in diesem Jahr ein absolutes Hammertool auf den Plan.

Miro: All-in-one tool zur Visualisierung von allem, was geht

Die Kurzfassung: Miro ist die eierlegende Wollmilchsau. Die Langfassung: Miro ist ein kollaboratives online Whiteboard mit einem wahnsinnigen Funktionsumfang. Es gibt grundsätzlich nichts, was sich nicht irgendwie in Miro realisieren ließe. Unser Agile Coach Phillip beispielsweise nutzt Miro mittlerweile auch, um seine eigenen Ideen festzuhalten: „Ich lege mir eigene Kanbanboards an, erstelle Mindmaps und arbeite an Präsentationsinhalten.“ Im Agenturalltag benutzen wir das Tool primär in allen Formaten, in denen wir an der gemeinsamen Lösung eines Problems arbeiten und unseren Fortschritt visuell festhalten wollen – und das kommt verdammt häufig vor. Dazu gehören: Internes Onboarding unserer Mitarbeiter:innen, Workshopformate zu Themen wie Personas, Customer Journeys, Product Vision, Ideation Sessions und regelmäßige Termine wie etwa Retrospektiven. Und: Auch lange Trainings und Team Sessions sind durch den unbegrenzten Platz auf dem Board einfach realisierbar.

In Zeiten, in denen Interaktion face-to-face nicht möglich ist, ist Miro für uns zu einem unverzichtbaren Tool geworden – doch dazu im Folgenden mehr.

REMOTE WORKSHOPS: DIGITALER RAUM FÜR UNENDLICHE KREATIVITÄT

Bitte nicht falsch verstehen: Wir lieben vor-Ort Workshops. Weil physische 1:1 Kommunikation für das soziale Zusammenleben und -arbeiten (unter normalen Umständen) elementar ist, stehen sie unangefochten an erster Stelle. Und dennoch brauchen wir langfristig Alternativen, denn die aktuelle Situation wird uns noch eine ganze Weile begleiten. Umso schöner war für uns die Erkenntnis, dass remote Workshops durchaus nicht nur funktionieren können, sondern auch überraschend viel Spaß machen. Man muss sich nur der Potentiale bewusst sein und sie effektiv nutzen. Und das geht beispielsweise mit Miro. Die Vorteile, die wir mit diesem Tool sehen:

  • Flexiblere Workshop-Gestaltung
  • Einsatz breiter Medienvielfalt
  • Transparenter Prozess für alle
  • Entzerrung von Zeit & Raum

Füllen wir das Ganze mit Leben: Ein vor-Ort Workshop findet in einem geschlossenen Raum statt. Dieser hat im Normalfall ein paar Wände, Whiteboards und Flipcharts, an die die umsichtigen Moderator:innen diverses Material wie Post-it’s, Magic Charts etc. anbringen. Wir können uns hier im Bastelwahn voll austoben, sind aber in der Medienwahl mehr oder weniger begrenzt auf Printprodukte. Die angefertigten Entwürfe entstehen physisch. Und sie werden damit leider auch etwas unflexibel und „träge“. Nach Ende des Workshops werden sie abfotografiert und an die Teilnehmer:innen verschickt. Editierbar werden sie erst, wenn sie mühsam digitalisiert – sprich: abgetippt werden. Bei einer remote Umsetzung mit Miro gibt es diese physischen Beschränkungen nicht. Im Gegenteil, meint auch unser Agile Coach: „Einer der größten Vorteile von Miro ist, dass ich Probleme analoger Inhalte mit digitalen kombinieren kann und sich durch die Mobile App bspw. auch Post-Its einfach „übersetzen“ lassen.” 

In Miro können unendlich viele Skizzen und Entwürfe erstellt, schnell geändert und sofort revidiert werden. Der oder die Moderator:in kann viel flexibler auf aufkommende Fragen reagieren und Workshopinhalte oder auch -methoden kurzfristig anpassen. Das gibt dem Ganzen mehr Transparenz. Und Kreativität: Statt auf Post-its beschränkt zu sein, können wir mit Fotos, Videos und Memes arbeiten, die wir spontan aus dem Kontext heraus einbinden und die unseren Gedanken und Ideen mehr Lebendigkeit geben. Und auch nach Beendigung des Workshops können die Teilnehmer:innen an dem Board weiterarbeiten und die entstandenen Ideen flexibel ergänzen. Unsere Lösungsansätze werden somit nicht nur digital verlängert, sondern auch direkt weiterentwickelt.

Doch natürlich gibt es Herausforderungen, die da wären:

  • Inaktive Teilnehmer:innen einbinden
  • Eintönigkeit überwinden
  • Gefühl für die Gruppe bekommen (v.a. bei Kick-offs)

Auf analoger Ebene haben wir natürlich einen deutlich besseren Zugriff auf die einzelnen Personen. Hier ist es einfacher, das Interesse der Gruppe von Beginn an zu binden und auf einem fortlaufend hohen Energielevel zu halten. Um das auch im digitalen Raum zu schaffen, ist Vorbereitung das Allerwichtigste. Wir brauchen Methoden, die gewährleisten, dass alle Beteiligten aktiv eingebunden werden – also eine gute Mischung aus großen und kleinen Gruppenarbeiten, Selbststudium sowie aktivem Zuhören. Vor allem für Sprechzeiten der Moderator:innen muss Zeit für Rückfragen eingeplant und immer wieder zum aktiven Austausch aufgefordert werden. Die Gruppenarbeiten sollten in möglichst kleiner Runde (max. 3-4 Personen) oder in one-on-ones geplant werden. Und vor allem sollten die Moderator:innen die Gruppen vorab schon heterogen einteilen und die digitalen Meetingräume „bereitstellen“ – sollte es keine Funktion wie die „Breakout-Sessions“ geben, die die Teilnehmer spontan und in zufälligen Konstellationen in neue Sessions schieben kann. Auch die uns allen bekannten und typischen Icebreaker bzw. Warm-up Übungen, um Hürden zu überwinden, können wir digital überführen. Ein paar Beispiele für das Miro-Board:

  • „Mood: Wie geht’s dir heute?“: Jede:r Teilnehmer:in drückt seine Tagesstimmung in einem Meme aus – das gibt ein paar Schmunzler und ein gutes Gefühl für die Gruppe und den Humor der Beteiligten
  • „Show me what you‘ve got”: Teilnehmer:innen fotografieren ihren Seminarplatz – eine Chance dafür, dass jeder zu dem Foto ein paar persönliche Sätze über sich erzählt
  • „Life of an Influencer“: (nur für Gruppen, die sich kennen): Teilnehmer:innen erstellen z.B. überzogene Fake-Instagram Profile für eine jeweils andere Person – Chance für kuriose Ideen und kleine Schmunzler
  • „Die Rezension deiner Träume“: Teilnehmer:innen schreiben ihrem eigenen Projekt eine Bewertung – gute Möglichkeit für den Moderator, ein Gefühl für die verschiedenen Ziele, Werte oder Anforderungen an das Projekt zu bekommen

Hier kann man also völlig frei denken – und die Teilnehmer:innen werden auch auf digitaler Ebene schon zu Anfang aktiv eingebunden. Unseren Erfahrungen nach ist es extrem wichtig, viel Zeit für diese Art Austausch einzuplanen. Taktet man den Workshop zu eng, gerät man schnell in die Monolog-Falle und verliert die Teilnehmenden schneller als man gucken kann. Der oder die Moderator:in muss also nicht nur gut vorbereitet, sondern ebenso extrem flexibel sein. Auch sollte man die Workshops nicht zu lange aufsetzen – wir gestalten unsere Workshops beispielsweise vom Umfang her nicht länger als vier Stunden.

YES, WE CAN – ÄH – HAVE TO!

Alles in allem zusammengefasst: Wie bewerten wir das Thema Remote Work im Projektalltag? Ja, wir würden es eindeutig bejahen, dass Projektarbeit und Workshopformate auch im digitalen Raum funktionieren – und Ziele wie Ergebnisse hier auch trotz physischer Trennung nicht leiden müssen. Man darf nicht vergessen: Angesichts der sich aktuell entwickelnden Lage sind Formate, die in sozialer Distanzierung funktionieren, einfach alternativlos. Das ist kein leichter Prozess – auch nicht für uns – aber er muss getan werden. Und ist vielleicht auch schon längst überfällig.

Das Thema Remote Work wird uns noch eine ganze Weile begleiten. Du wünschst dir Support oder Anregungen zum Thema digitale Aufgabenorganisation oder kollaborative digitale Zusammenarbeit? Dann melde dich hier gratis für unsere zwei Webinar Angebote an:

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